La mejor organización

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Preguntas frecuentes


Dominar una nueva aplicación nunca es fácil, por eso hemos recopilado las preguntas más frecuentes para ayudarle a solucionar los problemas más comunes.



Generales

 

Clientes

  

Proveedores

 

Contabilidad

  

Inmovilizado

  

Personal y nóminas

  

Ventas

  

Almacen

  

Cobros

 

Comisiones y representantes

  

Impresión

  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Generales

  • Crear una serie y predeterminarla 

Ir a "Mantenimientos/Generales/Contadores", informar la nueva serie en la casilla "Serie" y pulsar el botón del disquet "Grabar". Si se desea predeterminar dicha serie para las nuevas facturas, albaranes, etc., ir a "Herramientas/Opciones/Contadores", informar la serie en la casilla "Serie por defecto" y pulsar el "Aceptar".

 

Clientes

  • Cambiar el NIF o DNI a un cliente

Ir a "Mantenimientos/Entidades/Entidades fiscales" y buscar el cliente a modificar. Una vez los datos del cliente esten en pantalla pulsar el botón "Cambiar a entidad" situado en la parte inferior derecha de la pantalla, en la primera casilla informar el nuevo NIF o DNI y pulsar aceptar.  

 

  • En la ficha del cliente el nombre es correcto, pero en la cuenta contable no. Copiar el nombre de la ficha del cliente a la cuenta contable

Ir a "Mantenimiento/Entidades/Clientes" entrar en la ficha del cliente y marcar la opción "Grabar nombre". 

 

  • Imprimir o exportar a Excel información de clientes

Ir a "Mantenimiento/Entidades/Clientes", pulsar la impresora. Seleccionar el intervalo de clientes, los campos a imprimir o exportar, el orden en el que se desean y pulsar "Imprimir" o "Enviar a Excel" según se desee.

 

  • Etiquetas de clientes

Ir a "Mantenimiento/Entidades/Clientes", pulsar la impresora. Seleccionar el intervalo de clientes, marcar la opción "Etiquetas" y pulsar "Imprimir". 

 

 

Proveedores

  • Cambiar el nif a un proveedor

Ir a "Mantenimientos/Entidades/Entidades fiscales" y buscar el proveedor a modificar. Una vez los datos del proveedor esten en pantalla pulsar el botón "Cambiar a entidad" situado en la parte inferior derecha de la pantalla, en la primera casilla informar el nuevo NIF o DNI y pulsar aceptar.  

 

  • En la ficha del proveedor el nombre es correcto, pero en la cuenta contable (400)  es incorrecto. Copiar el nombre de la ficha del proveedor a la cuenta contable

Ir a "Mantenimiento/Entidades/Proveedores" entrar en la ficha del proveedores y marcar la opción "Grabar nombre".

 

  • Imprimir o exportar a Excel información de proveedores

Ir a "Mantenimiento/Entidades/Proveedores", pulsar la impresora. Seleccionar el intervalo de proveedores, los campos a imprimir o exportar, el orden en el que se desean y pulsar "Imprimir" o "Enviar a Excel" según se desee.

 

  • Etiquetas de proveedores

Ir a "Mantenimiento/Entidades/Proveedores", pulsar la impresora. Seleccionar el intervalo de proveedores, marcar la opción "Etiquetas" y pulsar "Imprimir".

 

 

Contabilidad

  • Buscar asientos contables por fecha, diario o importe 

Ir a "Contabilidad/Movimientos/Registro de movimientos", pulsar el botón "Editr asiento". Seleccionar el intervalo de fechas, los diarios y pulsar "Buscar". Si se desea ralizar la búsqueda por importe pulse el botón "Búsqueda por importe", informe el importe y a continuación pulse "Buscar".

 

  • Buscar un apunte por importe dentro de una cuenta contable  

La búsqueda por importe se puede realizar desde:

"Consulta de cuentas"

Ir a "Contabilidad/Consultas/Consulta de cuentas", informar la cuenta contable en la cual se desea buscar y pulsar el botón  de los prismáticos "Buscar importe". Informar el importe a buscar y pulsar el botón de la flecha verde "Ejecutar".

"Punteo de cuentas"

Ir a "Contabilidad/Consultas/Punteo de cuentas", informar la cuenta contable en la cual se desea buscar y pulsar el botón  de los prismáticos "Buscar importe". Informar el importe a buscar y pulsar el botón de la flecha verde "Ejecutar".

"Movimientos desde extracto".

Ir a "Contabilidad/Movimientos/Movimientos desde extracto", informar la cuenta contable en la cual se desea buscar y pulsar el botón  de los prismáticos "Buscar importe". Informar el importe a buscar y pulsar el botón de la flecha verde "Ejecutar".

 

  • Declaración anual de operaciones (antiguas 500.000pts) 

Ir a "Contabilidad/Cierre anual/Declaración anual de operaciones". Se agrupan las facturas de venta y compra que tengan el mismo NIF, excluyendo las facturas que tengan informado IRPF o un tipo de IVA Intracomunitario de Bienes, Servicios o Inversiones.

Listado:

Informar el intervalo de fechas, seleccionar "Relación ventas/compras", "Listado" y a continuación pulsar el botón de la flecha verde "Ejecutar".

Fichero para enviar a la Administración:

Seleccione "Relación ventas/compras", "Fichero", informe la persona de contacto en caso de que la Administración se tenga que comunicar con su empresa, seleccione la ruta dónde desea que el programa genere el fichero y a continuación pulsar el botón de la flecha verde "Ejecutar". El programa generará un fichero en la ubicación especificada con el nombre "347xxx.txt".

Cartas a clientes y proveedores:

Seleccione la opción "Cartas", seleccione si desea enviar cartas a todos, solo a clientes o solo a proveedores, el intervalo de clientes y proveedores, y a continuación pulse el botón de la flecha verde "Ejecutar".

 

  • Realizar el cierre y apertura del ejercicio  

Ir a "Contabilidad/Cierre anual/Cierre del ejercicio" y pulsar el botón del diquet "Grabar". Una vez completado el cierre de cuentas de orden y el de explotación, pulsar de nuevo el botón botón del diquet "Grabar". Se mostrará un mensaje "Se realizó el cierre ¿desea realizar la apertura?", pulsar aceptar y a continuación pulsar el botón del diquet "Grabar" para grabar la apertura.

 

  • Retroceder el cierre y apertura del ejercicio 

Ir a "Contabilidad/Cierre anual/Apertura del ejercicio" y pulsar el botón de la llave con la barra roja "Anular cierre anterior y apertura". Se mostrará el mensaje "Se borrará el cierre del ejercicio y la aperura actual", pulsar "Aceptar", a continuación se mostrará el mensaje "¿Desea volver a realizar el cierre?", pulsar "Cancelar".

 

  • Balance de situación o de resultados 

Ir a "Contabilidad/Consultas/Balance de situación", en el desplegable seleccionar "Situación" o "Resultados" según desee. 

 

  • Balance de sumas y saldos

Ir a "Contabilidad/Consultas/Balance de sumas y saldos". Los saldos se mostrarán a partir de la última apertura hasta la fecha que se especifique en pantalla. Seleccionar el intervalo de cuentas, si desea los saldos mensuales o trimestrales y el nivel contable al que se deben mostrar las cuentas. El botón (1) mostrará las cuentas a primer nivel, (2) a segundo y (3) a tercero.

 

  • Imprimir mayor de cuentas contables 

Ir a "Contabilidad/Consultas/Consulta de cuentas". Pulsar el botón de la impresora "Imprimir", seleccionar el intervalo de fechas y cuentas contables a imprimir, y pulsar el botón "Imprimir" o "Vista previa" según desee. El programa imprimirá una o más páginas por cada cuenta contable.

 

  • Liquidación de iva

Ir a "Contabilidad/Movimientos/Liquidación de iva". Informar el intervalo de cuentas, seleccionar si se desea detallado o resumido y pulsar el botón del triangulo verde "Crear liquidación" para ver el resultado de la liquidación en pantalla. A continuación pulsar el botón del disquet "Actualizar e Imprimir liquidación" para imprimir y grabar el asiento de la liquidación.

 

  • Imprimir liquidación de iva sin grabar la liquidación 

Ir a "Contabilidad/Movimientos/Liquidación de iva". Informar el intervalo de cuentas, seleccionar si se desea detallado o resumido y pulsar el botón del triangulo verde "Crear liquidación" y pulsar el botón la impresora "Imprimir liquidación" para imprimir y sin grabar el asiento de la liquidación.

 

  • Retroceder última liquidación de iva

Ir a "Contabilidad/Movimientos/Liquidación de iva" y pulsar el botón azul "Retroceder última liquidación".

 

 

Inmovilizado

  • Al realizar el cálculo de amortizaciones no se realiza el cálculo de un elemento

Ir a la ficha del elemento amortizable "Contabilidad/Inmovilizado/Elementos amortizables" y comprobar: 

Que la fecha de baja sea superior a la fecha del cálculo de la amortización.

En la casilla de "Resto pendiente" no hay ningún importe pendiente de amortizar. En este caso, comprobar que en la casilla de "Valor de adquisición" haya informado un importe y que el importe informado en la casilla "Valor residual" sea correcto.

 

 

Personal y nóminas

  • El cálculo de nóminas no tiene en cuenta un personal

Ir a la ficha del personal "Mantenimientos/Entidades/Personal". Comprobar que la fecha de alta del trabajador sea anterior a la del cálculo de la nómina y que no haya informada fecha de baja.

 

  • Al grabar el cálculo de nóminas da el mensaje "Instrucción UPDATE en conflicto con la restricción COLUMN FK_GINT_GPGC"

Ir a "Mantenimientos/General/Plan de cuentas/Cuentas de integración". En esta pantalla encontrará varias "Preguntas de integración" marcadas en rojo, ello indica que, o bien no hay una cuenta contable informada o la cuenta informada no es incorrecta.

Todas las "Preguntas de integración" deben estar en negro, para ello debe informar una cuenta contable correcta en todas las preguntas marcadas en rojo. Pulse dos veces sobre la "Pregunta de integración" a informar, en la parte inferior de la pantalla informe la cuenta contable dónde desea que el programa registre los asientos en caso de utilizarse, y a continuación pulse el botón del disquet "Grabar".

 

 

Ventas

  • Al agrupar albaranes en una misma factura da un mensaje "Hay diferencias entre albaranes seleccionados"

Los motivos que pueden hacer incompatibles a 2 albaranes en una misma factura siempre se deben a diferencias en alguno de los conceptos siguientes:

- Descuento Pronto Pago
- Cargo Financiero
- Tipo de Pago
- Vencimientos
- Descuento General
- Representante
- Moneda

 

  • Enviar factura por email

Ir a "Ventas/Facturación/Emisión de facturas". Marcar la opción "Individual", informar el cliente, seleccionar la factura, pulsando dos veces a la derecha del importe de forma que esta quede marcada con una senyal de vista "v", y pulsar el botón del sobre "Enviar por e-mail".

 

  • Al enviar una factura por email da el mensaje "Solo se permite con impresión con Cristal Report"

Ir a "Herramientas/Opciones/General" marcar la opción "Impresión con Crystal Report".

 

 

Almacen

  • Dejar existencia real de todos los artículos a 0

Existe un proceso que puede utilizarse para crear un movimiento masivo de rectificación de inventario, de manera que la existencia real de todos los artículos quede a cero.

-Realizar una copia de seguridad (Situado en el servidor "Inicio/Programas/MTR - Gestión/Copias de seguridad")
-Ir a "Almacen/Inventario/Crear listas de recuento". Informar la fecha en que se desea que el stock quede a 0, el almacén, pulsar el botón verde "Ejecutar" y pulsar en el botón del disquet "Grabar".
-Ir a 
"Almacen/Inventario/Actualización recuento", indicar la misma fecha y almacén, marcar el campo "Dejar resto a cero", pulsar el botón verde "Ejecutar" y a continuación pulsar el botón del diquet "Grabar".

 

  • Inventario valorado ¿A qué precio de coste valora?

El precio de coste depende del "Criterio de valoración" informado en la pestaña "Características" de la ficha del artículo "Almacen/Mantenimientos/Artículos".

 

  • Cambiar código de artículo

Ir a "Almacen/Mantenimientos/Artículos". Seleccionar el artículo en cuestión, pulsar el botón de la hoja blanca con dos flechas verdes "Modificación código artículo", situado en la parte superior derecha de la pantalla, informar el nuevo código y pulsar el botón "Aceptar".

 

 

Cobros

  • Reimprimir recibos

Ir a "Cobros/Gestión de cobros/Emisión de recibos". Pulsar el botón del escáner "Selección por factura", informar el intervalo de facturas se quiere reimprimir, seleccionar "Desmarcar impreso" y pulsar "Aceptar". Ya puede imprimir el recibo siguiendo el procedimiento normal.

 

  • Al actualizar una remesa bancaria da el mensaje "Llamada a procedimiento o argumento no válido"

Comprobar que todos los efectos que forman parte de la remesa tienen el mismo importe, vencimiento y concepto (91 Negociado pdte. de abono) que en el momento que se confeccionó la remesa. I a "Cobros/Administración/Mantenimiento de efectos", informar el cliente, pulsar dos veces sobre el efecto y modificar si fuera necesario dichos campos.

 

 

Comisiones y representantes

  • En la liquidación de comisiones no se ha calculado la comisión de una o varias facturas

Esto puede suceder o bien por que los albaranes que forman la factura no tienen asignado representante o tipo de comisión, o bien que las condiciones nececarias para aplicar la comisión no estan bien definidas en la ficha del representante o los artículos.

-Ir a "Contabilidad/Movimientos/Registro de facturas de venta". Pulsar dos veces sobre la factura, a continuación pulsar el botón de la lupa "Consulta albaranes", pulsar dos veces sobre un albaran, ir a la pestaña "Datos de envío" y comprobar que este informado el representante y el tipo de comisión a aplicar (comprobar en todos los albaranes que formen parte de la factura).
-Ir a "Mantenimientos/Entidades/Representantes", informar el código de representante y comprobar que la tabla de comisiones este bien informada.
-Ir a "Almacen/Mantenimientos/Artículos" y comprobar que tenga informado correctamente el tipo de comisión.

 

  • Recalcular comisiones

Ir a "Herramientas/Especiales/Recalculo de comisiones", informar el intervalo de representantes y de fechas de albaran a recalcular y pulsar el botón verde "Ejecutar".

 

 

Impresión

  • "Invalid file name" al imprimir pedido, albaran, factura, etc

Ir a "Herramientas/Opciones/Gestión" y comprobar que la ruta especificada en el campo "Camino y nombre del logo" o "Camino y nombre del logo de pie página" sea correcto. Comprobar que el archivo del logo exista en la ubicación con el mismo nombre y extensión, y que el ordenador tenga permiso a acceder a dicha ubicación informada.

 

  • Al imprimir el logo sale mal y debajo pone el nombre del archivo

-Ir "Inicio/Programas/Accesorios/Símbolo del sistema"
-Escribir "C:" y pulsar "Enter" para situarse en la C:/
-Escribir "assoc.jpeg=jpegfile" y pulsar "Enter".
-Escribir "assoc.jpg=jpegfile" y pulsar "Enter".
-Escribir "assoc.bmp=paint.picture" y pulsar "Enter".
 
Si el problema persiste:

-Ir a "Inicio/Programas/Accesorios/Paint". Abrir el archivo del logo desde el Paint, guardarlo como un "Mapa de bits de 256 colores, *.bmp".
-Ir a "Herramientas/Opciones/Gestión" y en el campo "Camino y nombre del logo" substituir la extensión del logo de "jpg" por "bmp".